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Rechnungserstellung mit eigener Vorlage

Sie erstellen eine Rechnung wie gewohnt.

Nach Eingabe aller Informationen wählen Sie nun unten Ihre Vorlage für den später aus dieser Vorlage erstellten Beleg aus (dieses können Sie nachträglich in der Rechnungsübersicht auch nochmals ändern). Bei einer Stornierung wird diese Vorlage ebenfalls für den Stornierungsbeleg benutzt.

Die Rechnung erscheint nun in der Rechnungsliste und kann entweder über den Befehl Erneut herunterladen (a)  oder Neue Rechnungsdatei (b) als PDF oder docx heruntergeladen werden. (1. Rechnung abschließen und Beleg ersteelen/Beleg anzeigen, 2. Rechnung gem. Einstellungen generieren/herunterladen, 3. Rechnung bearbeiten, 4. Rechnung kopieren, 5 Rechnung stornieren)

Hier kann die Vorlage und das Format nochmals ausgewählt werden. Evtl. wollen Sie den Beleg (inkl. der Belegbilddatei) entsprechend neu aktualisieren.

Der Befehl Erneut herunterladen lädt die Datei im Format und der Vorlage der letzten Generierung herunter.

Bitte beachten: Wenn Sie den Beleg als *.docx herunterladen und Veränderungen vornehmen, erfolgen diese ausschließlich in Word und nicht in Reporta.

Es empfiehlt sich also immer, die Änderungen am Layout innerhalb der Vorlagen zu machen und nicht innerhalb der erstellten Belege. Das Bearbeiten von Word-Dokumenten hingegen ist z.B. dann sinnvoll, wenn Sie das Erscheinungsbild oder die Informationen zusätzlich noch weiter verbessern wollen.

Diese so veränderte .docx-Datei kann dann den jeweilig entsprechenden Bedürfnissen verändert oder durch zusätzliche Informationen (z.B. Erklärungen oder Anschreiben) aufgefüllt werden. Diese Rechnung kann dann ausgedruckt und an den Kunden verschickt werden.

Tipp: Da die nachträglich geänderten Einträge wie beschrieben nicht wieder in Reporta übernommen werden, empfiehlt es sich, evtl. die aktuelle Rechnungsversion als *.PDF-Datei über die Belegerfassung in Reporta zu laden und der Originalrechnung als Beleg hinzuzufügen. (Lesen Sie dazu „Hinzufügen von Belegen zu bereits vorhandenen Belegen“)

 

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